Protección de datos en Colombia: Guía práctica para empresas y abogados en 2025

En Colombia, la protección de datos personales dejó de ser un tema accesorio. Hoy es una obligación legal y estratégica que atraviesa todas las áreas de una empresa: desde la contratación laboral hasta la relación con clientes y proveedores. Las recientes circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y las sanciones millonarias impuestas en 2025 confirman que la autoridad está vigilando con lupa el cumplimiento.

Pero, ¿qué significa en la práctica proteger datos? ¿Qué deben hacer las empresas y cómo deben guiar los abogados a sus clientes? En este artículo encontrarás una guía clara y aplicada para entender el marco normativo, las obligaciones esenciales, los errores más comunes y las buenas prácticas que generan confianza y evitan sanciones.

El marco normativo que no puedes ignorar

En Colombia, el derecho fundamental al hábeas data se desarrolla principalmente en dos leyes:

• La Ley 1581 de 2012, que regula el tratamiento de datos personales en general.

• La Ley 1266 de 2008, que se aplica específicamente a la información financiera y crediticia.

A estas normas se suman decretos reglamentarios —como el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 255 de 2022— y las circulares de la SIC, que aterrizan principios en casos concretos. Por ejemplo, la Circular 006 de 2022 recordó que las empresas deben permitir al usuario desuscribirse fácilmente de campañas de mercadeo. Y la Circular 01 de 2025 reforzó principios de minimización, consentimiento informado y protección de datos biométricos en el sector digital.

El mensaje es claro: las reglas están vivas y en constante evolución.

Obligaciones esenciales para las empresas

Para cualquier organización que recolecte, almacene o use datos personales en Colombia, hay mandatos que no admiten excusa:

1. Consentimiento informado: la autorización del titular debe ser previa, expresa y clara. No basta una cláusula escondida en un contrato; debe estar redactada de manera que cualquier persona entienda qué datos se recolectan, para qué y durante cuánto tiempo.

2. Finalidad legítima y temporalidad: los datos solo pueden usarse para los fines informados. Una vez cumplido el propósito, deben eliminarse o archivarse conforme a la ley.

3. Principio de minimización: recolectar únicamente la información necesaria. Pedir más datos de los que se requieren no solo es ilegal, sino riesgoso.

4. Seguridad y confidencialidad: implementar medidas técnicas, administrativas y humanas para proteger la información frente a accesos no autorizados.

5. Derechos de los titulares: garantizar que cualquier persona pueda consultar, actualizar o eliminar su información, con respuesta en los plazos fijados por la ley (10 días para consultas, 15 para reclamos).

6. Política de tratamiento de datos: toda empresa debe contar con un documento público y actualizado donde se expliquen las reglas internas y los canales de atención.

7. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD): obligación para muchas empresas privadas y todas las entidades públicas.

Estas obligaciones no son meramente formales. Ignorarlas puede salir muy costoso.

El rol del abogado: más allá de revisar contratos

El trabajo del abogado en este campo ya no es solo reactivo. La protección de datos exige un enfoque preventivo y estratégico. Algunas funciones clave son:

• Auditar el cumplimiento: mapear las bases de datos de la empresa, identificar riesgos y recomendar correctivos.

• Redactar documentos claros: desde políticas de privacidad hasta cláusulas contractuales con proveedores y encargados del tratamiento.

• Blindar relaciones con terceros: incluir en los contratos cláusulas que obliguen a los aliados a cumplir con la ley de protección de datos.

• Diseñar protocolos internos: para atender solicitudes de titulares, responder a la SIC y manejar incidentes de seguridad.

• Capacitar a la organización: porque no sirve de nada tener políticas escritas si el personal que trata la información no sabe cómo aplicarlas.

El abogado se convierte así en un aliado estratégico que traduce la normativa en procesos concretos dentro de la empresa.

Casos recientes: cuando la teoría se convierte en sanción

Los últimos pronunciamientos de la SIC son una advertencia clara:

• En 2025, una reconocida plataforma de comercio electrónico fue multada con 214 millones de pesos por exigir a los usuarios entregar datos de reconocimiento facial como único medio de acceso. La autoridad recordó que los datos biométricos son sensibles y nunca pueden imponerse de manera obligatoria.

• Ese mismo año, Scotiabank Colpatria recibió una multa de más de 700 millones de pesos tras descubrirse que un empleado extrajo información de 67.000 clientes sin controles de seguridad efectivos. El banco reaccionó, pero la SIC concluyó que las medidas fueron tardías e insuficientes.

Estos casos ilustran un punto clave: la negligencia en protección de datos no solo se paga con dinero, también con la confianza de clientes y el prestigio empresarial.

Buenas prácticas que generan confianza

Más allá de cumplir la norma, las empresas que gestionan bien los datos personales obtienen una ventaja competitiva. Algunas recomendaciones prácticas:

• Consentimiento diferenciado: separa la autorización para finalidades principales (ej. facturación) de las accesorias (ej. marketing).

• Canales visibles para los titulares: facilita que un cliente pueda ejercer sus derechos sin trabas.

• Alternativas a la biometría: si usas huella o reconocimiento facial, ofrécelos como opción, no como imposición.

• Seguridad proactiva: implementa monitoreo de accesos, cifrado de datos sensibles y planes de respuesta a incidentes.

• Capacitación continua: que cada empleado sepa identificar un dato personal y cómo protegerlo.

En otras palabras: la privacidad no debe ser un simple documento colgado en la web, sino un sistema vivo que permea la cultura corporativa.

Conclusión

La protección de datos en Colombia ya no es un tema de moda, es una exigencia legal y empresarial. Cumplir con las obligaciones de la Ley 1581 y sus desarrollos reglamentarios no solo evita sanciones millonarias, también construye confianza en el mercado.

Para los empresarios, la invitación es clara: no veas el cumplimiento como un gasto, sino como una inversión en reputación y sostenibilidad.

Para los abogados corporativos, el reto es guiar a las organizaciones con una visión preventiva, práctica y cercana a la realidad de los negocios.

En un entorno cada vez más digital, la diferencia entre crecer con confianza o quedar expuesto puede resumirse en dos palabras: cumplimiento efectivo.

🚀 ¿Necesita su empresa asesoría en protección de datos?

En Paola Villegas Abogados acompañamos a empresas y empresarios en la implementación de programas de cumplimiento, redacción de políticas internas, revisión de contratos y atención de requerimientos de la SIC. Nuestro enfoque es claro: prevención legal, seguridad empresarial y confianza de sus clientes.

👉 Lo invito a explorar la sección Soluciones Legales en nuestra página web, donde encontrará soluciones diseñadas para proteger a su empresa en materia de datos personales, contratos y cumplimiento normativo.

📩 Si su organización quiere anticiparse a los riesgos y cumplir con la ley de manera estratégica, este es el momento de actuar.