Las primeras 72 horas: Qué hacer cuando ocurre un siniestro en tu empresa.
Un trabajador sufre un accidente grave. Un equipo provoca un incendio. Un cliente resulta lesionado dentro de las instalaciones. Una operación causa daños a un vecino. Una máquina falla y afecta bienes de un tercero.
En ese momento nadie está pensando en expedientes, responsabilidad civil, cobertura de seguros o una eventual demanda. La experiencia me lo ha enseñado, la empresa entra en un modo de emergencia y mientras todos atienden la urgencia, algo más está ocurriendo: el expediente jurídico del siniestro ya empezó a construirse o a desaparecer.
Las fotografías que nadie tomó, el video de seguridad que después se borró automáticamente, el testigo cuyo nombre nadie registró, el correo escrito apresuradamente atribuyendo una causa que todavía no había sido investigada o el aviso a la aseguradora que se dejó para después pueden convertirse, meses más tarde, en piezas fundamentales de una reclamación.
Por eso, saber qué hacer cuando ocurre un siniestro en una empresa no es solamente un asunto operativo. También es una decisión de gestión del riesgo y las primeras 72 horas suelen ser determinantes.
Primero las personas. Después, la discusión sobre responsabilidades
Ante un accidente de trabajo o cualquier evento que pueda comprometer la integridad de una persona, la prioridad es evidente: atender la emergencia, activar los protocolos correspondientes y procurar que los afectados reciban atención.
La discusión sobre quién tuvo la culpa vendrá después, este orden no es solamente humano también evita uno de los errores más frecuentes en la gestión inicial de un siniestro: permitir que la preocupación por una eventual responsabilidad paralice decisiones que deben tomarse inmediatamente.
Una empresa no debería utilizar las primeras horas para construir una versión defensiva de lo sucedido, debería utilizarlas para atender, preservar y documentar.
La investigación vendrá posteriormente y permitirá establecer causas, responsabilidades y medidas correctivas.
La evidencia empieza a desaparecer desde el primer minuto
Después de controlar la emergencia aparece una tarea que muchas empresas subestiman: preservar la evidencia.
Un lugar afectado por un incendio será limpiado, una máquina será reparada, un vehículo será movido, los trabajadores regresarán a sus actividades. las cámaras de seguridad continuarán grabando y eventualmente sobrescribirán los archivos anteriores.
En cuestión de horas o días, el escenario original puede dejar de existir. Por eso es importante conservar fotografías y videos del lugar desde diferentes ángulos, identificar los equipos involucrados, guardar documentos técnicos, registrar quiénes estuvieron presentes y respaldar oportunamente las grabaciones de cámaras de seguridad. También conviene identificar testigos mientras los hechos están recientes.
Pero preservar evidencia no significa manipularla para favorecer una posición, si existe un documento incómodo, una grabación desfavorable o un registro que revela una posible falla, destruirlo o alterarlo puede transformar un problema manejable en uno mucho más serio, el abogado debe conocer todo, incluso y con más razón los puntos flacos.
La función de la empresa durante esas primeras horas no es decidir qué evidencia le conviene. Es conservar adecuadamente la evidencia que existe.
Cuidado con explicar demasiado pronto lo que todavía no se ha investigado
Después de un accidente grave suele aparecer una pregunta inmediata:
“¿Qué pasó?” Y alguien responde.
“El trabajador no siguió el procedimiento”.
“La máquina falló”.
“El contratista tuvo la culpa”.
“El incendio comenzó por un cortocircuito”.
Puede que alguna de esas explicaciones termine siendo correcta. El problema es afirmarlo cuando todavía no existe una investigación que permita sostenerlo.
Un mensaje de WhatsApp, un correo electrónico o un informe preliminar escrito durante las primeras horas puede aparecer posteriormente dentro de una reclamación, una investigación administrativa o un proceso judicial. Esto no significa ocultar información ni impedir los reportes obligatorios, significa distinguir entre hechos comprobados e hipótesis.
No es lo mismo escribir que “el trabajador retiró una protección de seguridad y ocasionó el accidente” que registrar objetivamente que “al momento de la inspección posterior al evento, la protección se encontraba retirada; las causas están siendo investigadas”.
Esa diferencia puede parecer pequeña el día del accidente, pero en un proceso judicial puede ser enorme.
El aviso a la aseguradora no debería esperar a saber quién tuvo la culpa
Otro error frecuente ocurre cuando la empresa tiene una póliza que podría cubrir el evento y decide esperar.
“Primero investiguemos”.
“Todavía nadie nos ha reclamado”.
“No sabemos si somos responsables”.
Pero el aviso del siniestro a la aseguradora y el reconocimiento de responsabilidad son asuntos diferentes. En Colombia, el Código de Comercio establece para el asegurado o beneficiario el deber de dar noticia al asegurador de la ocurrencia del siniestro dentro de los tres días siguientes a aquel en que lo haya conocido o debido conocer, término que puede ampliarse, pero no reducirse, mediante estipulación contractual.
Además, cada póliza debe revisarse específicamente porque puede contener obligaciones adicionales relacionadas con la gestión del siniestro, la documentación, la defensa o la atención de reclamaciones de terceros.
Por eso, si existe una póliza que razonablemente podría estar involucrada, conviene identificarla desde el primer momento y revisar sus condiciones.
Avisar oportunamente no equivale a reconocer responsabilidad, es proteger la posibilidad de activar una cobertura que la empresa precisamente contrató para enfrentar determinados riesgos.
Si fue un accidente de trabajo, hay un frente adicional
Cuando el siniestro involucra a un trabajador, la situación tiene características particulares. No basta con pensar en la atención médica o en la cobertura de la ARL. Dependiendo de la gravedad y características del accidente pueden existir obligaciones de reporte, investigación y documentación dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Y existe otra cuestión que las empresas suelen descubrir demasiado tarde: que la cobertura del sistema de riesgos laborales no elimina automáticamente una eventual responsabilidad del empleador.
Si posteriormente se demuestra que el accidente ocurrió por culpa suficientemente comprobada del empleador, puede surgir la obligación de indemnizar plena y ordinariamente los perjuicios en los términos del artículo 216 del Código Sustantivo del Trabajo.
Allí empiezan a adquirir enorme importancia documentos que antes parecían rutinarios: matrices de riesgos, registros de capacitación, entrega de elementos de protección, procedimientos de trabajo seguro, inspecciones, mantenimiento, supervisión y evidencia de las medidas efectivamente implementadas.
No basta con que el SG-SST exista en una carpeta. En una discusión por culpa patronal, importa poder demostrar qué medidas concretas adoptó la empresa frente al riesgo que finalmente se materializó.
Si el evento que estás gestionando es un accidente laboral, puedes utilizar el Simulador de Culpa Patronal de Aliadox para hacer una primera estimación de la exposición económica que podría representar una eventual reclamación.
Las comunicaciones también forman parte del expediente
Las primeras horas producen una enorme cantidad de comunicaciones. Mensajes entre trabajadores, correos de gerencia, conversaciones con proveedores, informes internos, comunicaciones con familiares, respuestas a clientes e intercambios con aseguradoras.
Y es frecuente que distintas personas hablen simultáneamente en nombre de la empresa. El resultado puede ser especialmente problemático: versiones contradictorias sobre lo ocurrido o, peor aún, reconocimientos de responsabilidad realizados por personas que no tenían información suficiente para hacerlos.
Por eso, ante un siniestro relevante, conviene establecer rápidamente una vocería y un canal de comunicaciones. Eso no significa convertir cada mensaje en un documento redactado por abogados. Significa evitar especulaciones, afirmaciones apresuradas y compromisos económicos o jurídicos antes de conocer adecuadamente los hechos.
“Estamos investigando las causas y atenderemos oportunamente la situación” puede ser una respuesta responsable. “Fue culpa nuestra y vamos a pagar todos los daños”, escrito veinte minutos después del evento, es algo completamente diferente.
Abra una bitácora desde el primer día
Esta probablemente sea una de las medidas más sencillas y útiles. Desde el momento del siniestro debería existir un expediente centralizado que permita reconstruir cronológicamente qué ocurrió y cómo respondió la empresa.
¿A qué hora ocurrió el evento?
¿Quién lo reportó?
¿Quién llegó primero?
¿Qué medidas se adoptaron?
¿Qué fotografías se tomaron?
¿Quiénes fueron identificados como testigos?
¿Qué autoridad intervino?
¿Cuándo se informó a la aseguradora?
¿Qué documentos fueron enviados?
¿Qué decisiones se adoptaron y quién las tomó?
La utilidad de esa bitácora probablemente no se apreciará durante la primera semana, se apreciará ocho meses después, cuando llegue una reclamación y alguien pregunte exactamente qué ocurrió aquella mañana.
Sin expediente, la empresa tendrá que reconstruir los hechos con recuerdos fragmentados.
Con expediente, tendrá trazabilidad.
Las primeras 72 horas no son para decidir quién gana
Son para evitar perder información, derechos y opciones. Después vendrá el análisis jurídico: determinar qué ocurrió, establecer si existe responsabilidad, identificar quién debe asumirla, revisar las coberturas disponibles, cuantificar los posibles perjuicios y definir la estrategia frente a una reclamación.
Pero esa estrategia será mucho más sólida si las primeras horas fueron gestionadas correctamente por eso las empresas que enfrentan mejor los siniestros no son necesariamente aquellas que nunca tienen accidentes, incendios o reclamaciones, son aquellas que habían definido qué hacer antes de que ocurrieran.
Un buen protocolo de atención de siniestros debería conectar operación, seguridad y salud en el trabajo, dirección, área jurídica y seguros. Porque cuando ocurre un evento grave, todos esos frentes dejan de funcionar por separado y si el siniestro ya ocurrió, el objetivo inmediato es sencillo: atender a las personas, preservar la evidencia, cumplir los reportes aplicables, proteger las coberturas y construir desde el primer día un expediente confiable.
¿El siniestro fue un accidente de trabajo?
Una reclamación por culpa patronal puede representar una exposición económica muy distinta de las prestaciones reconocidas por el sistema de riesgos laborales.
Utiliza el Simulador de Culpa Patronal de Aliadox y obtén una primera estimación del riesgo económico para tu empresa y si necesitas determinar responsabilidades, revisar pólizas, estructurar una reclamación o definir la estrategia jurídica después de un siniestro, puedes consultar los servicios jurídicos en responsabilidad civil, seguros y prevención del riesgo empresarial.
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