Firmé un contrato con un modelo de internet: Estos son los riesgos reales.

¿Usaste un modelo de contrato gratis de internet? El problema no siempre está en la forma, sino en los riesgos que quedaron sin regular. Descubre qué debes revisar.

Seamos honestos: casi todas las empresas lo han hecho alguna vez. Se necesita contratar a un proveedor, cerrar un negocio o formalizar rápidamente un acuerdo, alguien busca en Google “modelo de contrato de prestación de servicios”, descarga un documento, cambia los nombres, ajusta el valor y la fecha y lo envía para firma.

El contrato existe, está firmado, incluso puede verse bastante profesional. El problema aparece después, cuando algo sale mal y alguien descubre que el documento decía mucho, pero resolvía muy poco.

Ese es el principal riesgo de utilizar un modelo de contrato gratis descargado de internet: normalmente el documento puede resolver la estructura formal del acuerdo, pero no necesariamente distribuye correctamente los riesgos particulares del negocio que estás celebrando.

Y un contrato empresarial no debería limitarse a dejar constancia de que dos partes llegaron a un acuerdo. También debería responder una pregunta mucho más importante: ¿qué ocurre si las cosas no salen como estaban previstas?

El problema no es descargar un contrato de internet

Un modelo puede ser un buen punto de partida. Hay negocios sencillos, operaciones repetitivas y relaciones de bajo riesgo en las que una estructura contractual estándar puede resultar útil. El error está en asumir que, porque el documento contiene cláusulas sobre obligaciones, duración, terminación, confidencialidad y solución de controversias, necesariamente protege los intereses de la empresa.

Un modelo genérico fue redactado sin conocer tu operación, no sabe que tu proveedor tendrá acceso a información confidencial de tus clientes, no sabe que necesitas entregar un resultado a un tercero antes de determinada fecha, tampoco sabe que el incumplimiento de tu contratista puede hacerte incumplir otro contrato, que determinados equipos tienen un valor considerable o que una falla en el servicio puede generar daños a personas distintas de quienes firmaron y precisamente allí suelen estar los riesgos económicamente relevantes.

La diferencia entre un contrato genérico y un contrato jurídicamente estructurado no está necesariamente en tener más páginas o utilizar términos más sofisticados. Está en identificar qué puede salir mal y decidir anticipadamente quién asume cada consecuencia.

El contrato funciona bien… hasta que hay un incumplimiento

Mientras ambas partes cumplen, incluso un contrato mediocre puede parecer suficiente. El verdadero examen comienza cuando aparece el primer problema. El proveedor se retrasa, el producto no cumple las especificaciones, un cliente presenta una reclamación, se pierde información, hay que repetir un trabajo, aparece un costo que nadie había contemplado, una de las partes quiere terminar anticipadamente o se produce un daño mucho mayor que el valor del contrato.

En ese momento ya no importa tanto que el documento tenga veinte cláusulas. Importa si esas cláusulas permiten determinar con claridad qué debía hacer cada parte, cuándo debía hacerlo, cómo se acreditaba el cumplimiento y quién responde por las consecuencias del incumplimiento.

Por eso uno de los errores más frecuentes de los contratos descargados de internet son las obligaciones redactadas de manera aparentemente completa, pero jurídicamente difíciles de exigir.

Expresiones como “prestar el servicio de manera adecuada”, “realizar las actividades necesarias” o “cumplir oportunamente con el objeto contractual” pueden sonar razonables, pero dicen muy poco cuando existe una discusión.

¿Qué debía entregar exactamente el contratista? ¿En qué fecha? ¿Bajo qué especificaciones? ¿Quién debía aprobarlo? ¿Qué ocurría si el entregable era rechazado? Un buen contrato convierte las expectativas comerciales en obligaciones verificables.

Copiar una cláusula también significa copiar un riesgo

Otro problema habitual es construir contratos utilizando fragmentos provenientes de diferentes documentos.

Una cláusula salió de un contrato anterior, otra se encontró en internet, la de confidencialidad la envió alguien de recursos humanos y la cláusula penal se tomó de un negocio completamente distinto.

El resultado puede parecer robusto, pero contener contradicciones internas importantes.

He encontrado contratos en los que una cláusula permite terminar con aviso previo mientras otra exige permanencia mínima; documentos que establecen diferentes términos para subsanar un incumplimiento; contratos que hablan simultáneamente de jurisdicciones distintas o que incorporan mecanismos de solución de controversias incompatibles entre sí.

También es frecuente encontrar cláusulas de legislación extranjera en contratos descargados de páginas internacionales, simplemente porque nadie advirtió que el modelo había sido elaborado para otro país.

El riesgo no es solamente tener una cláusula innecesaria. El verdadero problema es descubrir su efecto cuando ya existe una controversia.

¿Quién paga si el contrato causa un daño?

Esta es una de las preguntas que más se omiten en los modelos genéricos. Supongamos que contrataste una empresa para desarrollar una actividad por $30 millones y, como consecuencia de un incumplimiento, tu empresa enfrenta pérdidas considerablemente superiores.

¿Hasta dónde responde el contratista?

¿Existe un límite de responsabilidad?

¿Hay eventos excluidos de ese límite?

¿Quién asume las reclamaciones formuladas por terceros?

¿Existe una obligación de indemnidad?

¿El contrato exige seguros y las coberturas realmente corresponden al riesgo?

Si el documento no responde adecuadamente estas preguntas, probablemente una parte importante del riesgo económico quedó sin asignar.

Y esto funciona en ambos sentidos. Una empresa también puede firmar un contrato en el que acepta, casi sin advertirlo, una responsabilidad desproporcionada frente al valor del negocio.

Por eso revisar un contrato no consiste únicamente en buscar cláusulas que “falten”. También implica identificar obligaciones y responsabilidades que nunca debieron aceptarse en esos términos.

La cláusula penal tampoco arregla un contrato mal estructurado

Existe además cierta confianza excesiva en las cláusulas penales. “Si incumple, paga el 20 % del contrato”. Parece suficiente.

Pero una cláusula penal no sustituye una adecuada definición de las obligaciones ni corrige automáticamente los demás problemas del documento. Su redacción, naturaleza, proporcionalidad y relación con la indemnización de perjuicios deben analizarse dentro de la estructura completa del negocio.

Una cláusula copiada mecánicamente puede terminar generando una protección muy distinta de la que la empresa creía haber contratado.

Lo mismo sucede con cláusulas de indemnidad, exclusiones de responsabilidad, garantías, terminación anticipada o seguros: una cláusula aislada no administra el riesgo contractual si el resto del documento no conversa con ella.

Entonces, ¿debo dejar de usar modelos de contratos?

No necesariamente. El modelo puede servir como estructura inicial, lo que no debería hacer una empresa es confundir tener un documento con tener el riesgo jurídicamente gestionado.

Antes de firmar, habría que preguntarse al menos qué puede salir mal en esa operación, cuál sería el impacto económico si ocurre y si el contrato realmente establece quién debe asumirlo.

La complejidad jurídica debería guardar relación con la complejidad del negocio.

No tiene sentido gastar millones estructurando desde cero cada operación cotidiana de una empresa. Pero tampoco tiene sentido utilizar el mismo contrato para relaciones comerciales que exponen a la organización a riesgos completamente diferentes.

Una alternativa eficiente es trabajar con minutas contractuales diseñadas para la operación real de la empresa, con variables previamente identificadas y criterios para determinar cuándo un negocio puede utilizar la minuta estándar y cuándo necesita una revisión especial.

Eso convierte la contratación en un proceso de gestión del riesgo y no en una colección de archivos de Word.

¿Y si ya firmé contratos descargados de internet?

La respuesta tampoco es entrar en pánico ni reemplazar inmediatamente todos los contratos. La prioridad es identificar cuáles representan mayor exposición.

Un contrato de bajo valor, corta duración y consecuencias limitadas probablemente no merece el mismo nivel de intervención que un contrato estratégico, de larga duración, con acceso a información sensible, obligaciones frente a terceros o posibilidad de generar daños importantes.

En estos últimos vale la pena revisar, entre otros aspectos, el alcance de las obligaciones, los eventos de incumplimiento, las causales de terminación, la responsabilidad contractual, las indemnidades, las garantías, los seguros y los mecanismos de solución de controversias.

Si aparecen vacíos importantes, muchas veces todavía existe margen para corregirlos mediante una modificación contractual u otrosí, sin necesidad de esperar a que ocurra un conflicto.

Porque ese es precisamente el mejor momento para revisar un contrato: cuando todavía nadie necesita utilizarlo para defenderse del otro.

Un contrato no debería decir solamente qué negocio hiciste

Debería decir qué sucede cuando ese negocio se desvía de lo esperado. Ahí está la diferencia entre utilizar un contrato como requisito administrativo y utilizarlo como herramienta empresarial de prevención.

Si actualmente tu empresa utiliza modelos descargados de internet, contratos heredados de años anteriores o documentos elaborados internamente que nunca han pasado por una revisión jurídica, puedes empezar identificando cuáles tienen vacíos relevantes.

Evalúa tu contrato en 1 minuto con el Test de Contrato de Aliadox y si el resultado muestra riesgos que requieren una revisión más profunda, visita la sección de Servicios Jurídicos de Paola Villegas Abogados, donde encontrarás acompañamiento en diseño y revisión de contratos, análisis de responsabilidad contractual, estructuración de riesgos y consultoría jurídica preventiva para empresas.

Un modelo puede ayudarte a empezar un contrato. La estrategia jurídica es la que determina qué tan bien estará preparada tu empresa cuando ese contrato realmente importe.