Cómo vincular legalmente a practicantes y aprendices en Colombia

En Colombia, vincular legalmente a practicantes y aprendices requiere conocer las diferencias jurídicas entre las figuras de contrato de aprendizaje y prácticas laborales, así como cumplir con requisitos legales específicos. Un manejo adecuado de estas vinculaciones no solo evita sanciones legales, sino que también forma parte esencial del compliance laboral y la prevención de riesgos para la empresa. A continuación, abordamos las claves para contratar aprendices y practicantes de forma correcta, los cambios introducidos por la reforma laboral 2025 y las mejores prácticas para implementar un protocolo seguro en su empresa.

Contrato de aprendizaje vs. prácticas laborales: ¿en qué se diferencian?

Aunque a menudo se confunden, el contrato de aprendizaje y las prácticas laborales universitarias son figuras distintas en el marco legal colombiano, cada una con requisitos, beneficios y responsabilidades diferentes.

Contrato de aprendizaje

Es una modalidad especial de formación regulada por la Ley 789 de 2002, donde el aprendiz combina formación teórica y práctica. No constituye una relación laboral tradicional, sino un contrato con fines educativos en el que la empresa otorga un apoyo de sostenimiento (50%, 75% o 100% del salario mínimo según la fase y condiciones del país), en lugar de salario.Además, debe afiliar al aprendiz a EPS y ARL, y cumplir con la cuota mínima obligatoria si tiene 15 o más empleados (según reglas del SENA). El contrato tiene una duración máxima de 2 años.

Prácticas laborales universitarias

Son actividades académicas obligatorias para obtener un título profesional, bajo la supervisión de una institución educativa. No hay contrato laboral, sino un convenio tripartito entre empresa, universidad y estudiante.A diferencia del contrato de aprendizaje, estas prácticas:

• No son obligatorias para la empresa

• Pueden ser remuneradas o ad honorem

• Requieren afiliación a ARL, pero no generan prestaciones sociales ni aportes a pensión

• No cuentan como parte de la cuota SENA

En resumen, el contrato de aprendizaje está sujeto a regulación estatal, supervisión del SENA y obligaciones económicas, mientras que las prácticas universitarias son acuerdos académicos más flexibles, pero que también deben formalizarse y cumplir condiciones mínimas de seguridad y trazabilidad.

Requisitos legales para vincular aprendices y practicantes

Vincular correctamente a un aprendiz o practicante implica cumplir con obligaciones específicas según el tipo de figura formativa. Estos son los puntos clave que toda empresa debe tener en cuenta:

Para aprendices (Contrato de aprendizaje)

• Contrato formal: Debe firmarse por escrito y registrarse ante el SENA, indicando duración, etapa formativa y valor del apoyo económico.

• Cumplimiento de cuota SENA: Empresas con 15 o más empleados están obligadas a vincular aprendices o monetizar la cuota si no pueden hacerlo.

• Afiliación a seguridad social: La empresa debe afiliar al aprendiz a EPS y ARL; próximamente también a pensión, conforme a la reforma laboral 2025.

• Seguimiento interno: Es recomendable asignar un tutor o supervisor que documente el proceso y garantice que la experiencia sea realmente formativa.

  
  

Para practicantes (Prácticas laborales universitarias)

• Convenio tripartito: Se debe firmar un convenio entre la empresa, el estudiante y la universidad, definiendo objetivos, duración y condiciones.

• Afiliación a ARL: La empresa debe garantizar la afiliación desde el primer día. El estudiante debe tener cobertura en salud (como cotizante o beneficiario).

• Auxilio de sostenimiento: Puede o no pactarse. Si se paga, debe quedar registrado, aunque no genera prestaciones.

• Respeto al horario académico: La empresa debe respetar los tiempos acordados y no extender la práctica más allá de lo permitido.

• Evaluación: Se recomienda asignar un tutor interno y cumplir con los reportes solicitados por la institución educativa.

Riesgos legales de una vinculación incorrecta

No cumplir con los requisitos anteriores o manejar de forma inadecuada la relación con practicantes o aprendices puede acarrear serias implicaciones legales para la empresa. A continuación, mencionamos los principales riesgos:

• Simulación de contratos y “contrato realidad”: Si una empresa utiliza la figura de un practicante o aprendiz de manera fraudulenta para cubrir realmente un puesto de trabajo regular, puede incurrir en simulación laboral. Por ejemplo, contratar a alguien como “practicante” sin convenio con una institución educativa, o extender la práctica indefinidamente, asignándole obligaciones y horarios como a un empleado cualquiera, constituye una irregularidad. En caso de un reclamo del afectado o una inspección laboral, las autoridades y jueces podrían determinar que existió un contrato de trabajo realidad, es decir, que pese a la apariencia de práctica, en la realidad hubo una relación laboral encubierta con subordinación y pago de salario. Si se declara un contrato realidad, la empresa sería responsable de pagar todas las prestaciones sociales dejadas de percibir (primas, cesantías, vacaciones, aportes pensionales, etc.), multas por no afiliación a seguridad social, e incluso indemnizaciones por despido injusto si correspondiera. Para evitar esto, es fundamental no desvirtuar la naturaleza formativa de estas figuras: el aprendiz o practicante no debe cubrir una vacante estructural, ni sobrepasar las funciones formativas estipuladas.

• Incumplimiento de la cuota de aprendices: Las empresas obligadas que no vinculen aprendices ni paguen la monetización incurren en sanciones económicas. El SENA puede imponer una multa de hasta un salario mínimo legal por cada aprendiz no contratado, repetitiva mensualmente mientras persista el incumplimiento. Esto significa que, además de pagar la monetización adeudada, la empresa afrontaría multas sucesivas hasta que demuestre haber cumplido con la cuota. La reforma laboral 2025 endurece este punto (eleva la monetización a 1.5 salarios mínimos por aprendiz faltante, como veremos más adelante). Ignorar la cuota de aprendices no es opción: es preferible vincular aprendices o hacer uso oportuno de la monetización, que enfrentar multas acumulativas y posibles investigaciones del Ministerio de Trabajo.

• Sanciones del Ministerio de Trabajo: Un manejo inadecuado de practicantes o aprendices puede llamar la atención de la autoridad laboral. Por ejemplo, no afiliar a un practicante a la ARL y que este sufra un accidente de trabajo en la empresa puede derivar en una multa por violación de normas de salud ocupacional, y la empresa tendría que asumir todos los costos de la lesión o incapacidad. De igual forma, no afiliar a un aprendiz a la EPS o ARL según corresponda vulnera las normas de seguridad social y expone a sanciones. El Ministerio del Trabajo, a través de sus inspectores, puede imponer multas (que en Colombia pueden ser cuantiosas, calculadas en salarios mínimos o UPDG) por cada infracción laboral comprobada. Además, la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) podría requerir a la empresa por posibles evasiones en aportes si determina que debió haber hecho cotizaciones (por ejemplo, en caso de declararse un contrato realidad con un practicante).

• Demandas laborales o acciones legales: Tanto un aprendiz como un practicante (o incluso la universidad en representación del estudiante) pueden entablar acciones legales si consideran que se vulneraron sus derechos. Un aprendiz podría demandar a la empresa ante la jurisdicción laboral alegando, por ejemplo, que fue despedido injustamente durante la etapa práctica (recordemos que, aunque no es un contrato de trabajo típico, el aprendiz tiene cierta estabilidad mientras dure el contrato de aprendizaje y goza de fueros como el de maternidad). Un practicante podría elevar quejas si, por ejemplo, la empresa incumple el convenio de práctica, lo expone a riesgos sin protección, o lo hace trabajar horas extras no convenidas. Incluso existen mecanismos de queja ante las universidades que podrían afectar la relación de la empresa con dichas instituciones (por ejemplo, ser excluida de futuros convenios de prácticas). En el peor de los casos, una mala gestión de practicantes/aprendices puede derivar en demandas por daños y perjuicios o denuncias por explotación laboral. Todo esto genera costos legales, pérdida de reputación y distrae recursos gerenciales.

En resumen, incumplir las normas al vincular practicantes y aprendices implica riesgos legales serios: multas, demandas e incluso responsabilidades penales (en casos de accidentes graves o delitos laborales). Por ello es crítico manejar estas vinculaciones con total transparencia y dentro del marco legal vigente.

Reforma laboral 2025: cambios clave para aprendices y practicantes

La reforma laboral 2025 (Ley 2466 de 2025) introdujo cambios significativos en la figura del contrato de aprendizaje y envió un mensaje claro sobre la necesidad de condiciones más justas para todas las formas de formación práctica. Estas son las principales novedades:

1. Contrato de aprendizaje con naturaleza laboral

Ahora el contrato de aprendizaje se considera un contrato laboral especial a término fijo, lo que otorga al aprendiz prestaciones sociales completas (primas, cesantías, vacaciones, pensión, etc.), bajo condiciones adaptadas a su etapa formativa.

2. Aumento del apoyo económico

El apoyo de sostenimiento obligatorio se incrementó:

• 75% del salario mínimo en la fase lectiva

• 100% del salario mínimo en la fase prácticaEsto implica mayores costos para las empresas, pero también más protección para el aprendiz.

3. Afiliación plena a seguridad social

Los aprendices deben estar afiliados como trabajadores dependientes desde el inicio: salud, riesgos laborales (ARL) y ahora también pensión, incluso en fase lectiva. Su tiempo de formación contará como historia laboral válida.

4. Reconocimiento como experiencia laboral

El tiempo de aprendizaje o práctica deberá ser certificado por la empresa y reconocido como experiencia laboral real, mejorando la empleabilidad de los jóvenes.

5. Mayores sanciones por no vincular aprendices

La monetización por aprendiz no contratado sube a 1.5 SMMLV mensuales por cada cupo incumplido, con cobro continuo hasta corregir. Esto incentiva cumplir la cuota antes que pagar la sanción.

6. Trato justo en prácticas universitarias

Aunque la norma se centró en aprendices, también busca dignificar las prácticas profesionales. Un ejemplo es la remuneración obligatoria para internos de medicina, y se anticipa que nuevas reglamentaciones protegerán aún más a los practicantes en empresas privadas.

En resumen: las empresas deben adaptar sus procesos de contratación formativa a esta nueva realidad legal. Los contratos de aprendizaje ahora deben gestionarse como laborales, y las prácticas deben orientarse al trabajo digno.Una buena asesoría legal puede ayudarte a implementar estos cambios sin poner en riesgo tu operación ni tu cumplimiento normativo.

Buenas prácticas para vincular aprendices y practicantes con seguridad jurídica

Implementar un protocolo interno es la mejor forma de vincular practicantes y aprendices cumpliendo la ley y protegiendo a tu empresa. Aquí te comparto las prácticas esenciales:

• Define una política clara: Establece cuándo, cómo y a quién se puede vincular. Determina prioridades (como cubrir cuota SENA) y evita usar estas figuras como reemplazo de personal.

• Asigna mentores formativos: Cada aprendiz o practicante debe tener un supervisor que lo guíe, evalúe y garantice que su experiencia sea verdaderamente educativa.

• Documenta todo: Firma los contratos o convenios, afílialos a seguridad social, guarda constancias de pago, evaluaciones y certificados. Esto protege ante inspecciones o reclamos.

• Ofrece condiciones dignas: Aunque la ley permita prácticas sin pago, brindar un auxilio o incentivo mejora el compromiso del estudiante y refleja responsabilidad empresarial.

• Evita tareas impropias: No desvirtúes la figura asignando actividades sin relación con la formación. Si se necesita suplir personal, se debe contratar, no disfrazar.

• Monitorea el cumplimiento normativo: Programa alertas de vencimientos, revisa actualizaciones legales y adapta el protocolo conforme a la reforma laboral.

• Capacita a tu equipo: Asegúrate de que jefes y supervisores conozcan las reglas y el objetivo pedagógico de estas vinculaciones.

  
  

Aplicar estas buenas prácticas no solo evita sanciones: mejora tu reputación, fortalece tu cultura corporativa y atrae nuevo talento. No deje este tema al azar: proteger a los practicantes y aprendices hoy es proteger el futuro de su empresa. ¡Contáctanos para una consultoría experta en cumplimiento laboral y vinculación formativa segura!